Por petición de muchos de nuestros usuarios, trataremos de exponer las diferencias existentes entre los responsables del régimen común y del régimen simplificado.

 

Los responsables del impuesto a las ventas se dividen en dos grupos: Régimen común y Régimen simplificados.

 

En primer lugar hay que tener claridad que los dos son responsables del impuesto a las ventas. Esto quiere decir que los dos venden productos gravados con Iva y prestan servicios gravados con Iva.

 

Al régimen simplificado sólo pueden pertenecer las personas naturales que cumplan determinados requisitos.

Al régimen común pueden pertenecer personas naturales y personas jurídicas jurídicas.

 

Toda persona jurídica, por el sólo hecho de ser jurídica debe pertenecer al régimen común.

 

Los topes de ingresos y demás requisitos sólo aplican para las personas naturales, puesto que las personas jurídicas serán siempre del régimen común sin importar sus ingresos.

 

El régimen común está obligado a facturar, a cobrar Iva, a declarar y a llevar contabilidad. El régimen simplificado no está obligado a ninguna de ellas. [Se exceptúan los litógrafos pertenecientes al régimen simplificado que si deben facturar].

 

Los responsables del régimen común deben solicitar autorización para facturar. Los responsables del régimen simplificado no [Se exceptúan los litógrafos pertenecientes al régimen simplificado, puesto estos están obligados a facturar, y por consiguiente a solicitar autorización para ello]

 

Los responsables del régimen común deben declarar renta, los responsables del régimen simplificado por regla general no.

 

Pertenecer al régimen común implica estar formalizado, entre tanto el régimen simplificado se caracteriza por ser informal.

 

Régimen Simplificado 2009 Generalidades

 

Quienes pertenecen al régimen simplificado del Impuesto sobre las ventas. [Año 2009]

 

Pertenecen al régimen simplificado del Impuesto a las ventas las Personas naturales comerciantes y artesanos que sean minoristas o detallistas; los agricultores y ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan con los siguientes y con la totalidad e las siguientes condiciones:

 

• Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad gravada inferiores a cuatro mil 4.000 UVT [$88.216.000].
• Que tengan cono máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad.
• Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier sistema que implique la explotación de intangibles.
• Que no sean usuarios aduaneros.
• Que no hayan celebrado en el 2008 contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior  3.300 UVT  [$72.778.000].
• Que no celebre en el 2009 contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior  3.300 UVT  [$78.418.000].
• Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior 2008 no supere la suma de (4.500 UVT) [$ 99.243.000]
• Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior 2009 no supere la suma de (4.500 UVT) [$106.933.000]

Para la celebración de contratos de venta de bienes o servicios en el 2009 por cuantía individual superior a 3.300 UVT [$78.418.000], el responsable del régimen simplificado deberá primero inscribirse en el Régimen común.

 

Ingresos que se deben tener en cuenta para determinar si se pertenece al régimen simplificado

 

Para el cálculo de los montos de los ingresos base para pertenecer al régimen simplificado, se deben tener en cuenta los ingresos provenientes de las actividades gravadas, es decir, que si el responsable del impuesto ejerce una actividad gravada y una excluida, solo se tienen en cuenta los ingresos originados en la actividad gravada.

 

Inscripción en el régimen común

 

El régimen ordinario del impuesto sobre las ventas es el Común y en principio en él deben estar inscritos todos los responsables. No obstante, la ley ha reconocido que existen algunos responsables que dado el volumen de operaciones no requieren cumplir con la regulación existente para el régimen común; por lo que se creó el Régimen Simplificado en el cual deben estar inscritos los responsables que cumplan ciertos requisitos. Quienes no cumplan con cada uno de los requisitos deberán inscribirse en el Régimen común.

 

Obligaciones de los responsables del régimen simplificado.

 

Los responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado están obligados a:

 

• Inscribirse como responsables del régimen simplificado en el registro único tributario, RUT.
  
  Esta Inscripción deberá realizarse ante la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda al lugar donde ejerzan habitualmente su actividad, profesión, ocupación u oficio, y obtener el Número de Identificación Tributaria, NIT dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de iniciación de sus operaciones.

• Llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias.
  
  En este Libro, que debe estar foliado, debe anotarse la identificación completa del responsable y, además:
  
  a. Anotar diariamente los ingresos obtenidos por las operaciones realizadas, en forma global o discriminada.
  
  b. Anotar diariamente los egresos por costos y gastos.
  
  c. Al finalizar cada mes deberán totalizar:
  
  El valor de los ingresos del período,
  
  El valor pagado por los bienes y servicios adquiridos según las facturas que les hayan sido expedidas.
  
  Los soportes del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias que correspondan a los registros anteriores, deben conservarse a disposición de la Administración Tributaria durante 5 años a partir del día 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración.
  
  Cumplir con los sistemas técnicos de control que determine el gobierno nacional.

 

El artículo 684-2 del Estatuto Tributario, faculta a la DIAN para implantar sistemas técnicos de control de las actividades productoras de renta, los cuales servirán de base para la determinación de las obligaciones tributarias. La no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos, o su violación, dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657 del mismo Estatuto

 

Documento soporte en operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado.

 

Las declaraciones tributarias, al igual que la información suministrada a la Administración de Impuestos, deben basarse en pruebas y hechos ciertos que respalden dicha información, ya sean registrados en los libros de contabilidad, libro de registro de operaciones diarias o en documentos públicos y privados. Los mismos deben estar a disposición de la DIAN, de conformidad con lo señalado en el artículo 632 del Estatuto Tributario.

 

En operaciones realizadas con los no obligados a expedir factura o documento equivalente, como es el caso de los responsables que pertenecen al régimen simplificado, los adquirentes de bienes o de servicios pueden soportar el costo o la deducción con el comprobante de que trata el artículo 3o. del Decreto 3050 de 1997.

 

Este documento deberá ser expedido por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos:

 

1. Apellidos, nombre y NIT de la persona beneficiaria del pago o abono.

 

2. Fecha de la transacción.

 

3. Concepto.

 

4. Valor de la operación

 

Obligación de presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios.

 

Las personas naturales del régimen simplificado también quedan cobijadas por las previsiones contenidas en los artículos 592 numeral 1, 593 y 594-1, según el caso, siempre y cuando llenen los demás requisitos establecidos en las mismas normas, teniendo en cuenta que los montos de ingresos y de patrimonio a observarse son los establecidos en los decretos de ajuste de valores absolutos para estar obligados a declarar renta por el año gravable de que se trate y no los señalados para pertenecer al régimen simplificado del IVA.

 

Se sigue de lo anterior, que si un responsable del régimen simplificado del impuesto a las ventas no está obligado a declarar renta por un año gravable, la declaración que llegare a presentar carece de valor legal de acuerdo con lo dispuesto en el Articulo 594-2 del Estatuto Tributario, y por lo tanto su impuesto sobre la renta está constituido por el monto de las retenciones en la fuente que le hubieren practicado a título de este impuesto en el año gravable.

 

Prohibiciones para los responsables del régimen simplificado.

 

De conformidad con el artículo 15 del Decreto 380 de 1996, a los responsables del régimen simplificado que vendan bienes o presten servicios, no les está permitido:

 

Adicionar al precio de los bienes que vendan o de los servicios que presten, suma alguna por concepto de impuesto sobre las ventas; si lo hicieren deberán cumplir íntegramente con las obligaciones de quienes pertenecen al régimen común.

 

Si el responsable del régimen simplificado incurre en esta situación, se encuentra obligado a cumplir los deberes propios de los responsables del régimen común (Art.16 Decreto 380 de 1996).

 

Presentar declaración de ventas. Si la presentaren, no producirá efecto alguno conforme con el artículo 594-2 del Estatuto Tributario.

 

Determinar el impuesto a cargo y solicitar impuestos descontables.

 

Calcular impuesto sobre las ventas en compras de bienes y servicios exentos o excluidos del IVA.

 

Facturar: En efecto, por mandato del artículo 612 - 2 del Estatuto Tributario y del literal c) del artículo 2o del Decreto 1001 de abril 8 de 1997, entre otros, no están obligados a facturar los responsables del régimen simplificado.

 

Si el responsable del régimen simplificado opta por expedir factura, deberá hacerlo cumpliendo los requisitos señalados para cada documento, según el caso, salvo lo referente a la autorización de numeración de facturación.

 

El artículo 3 de la Resolución 3878 de 1.996 señaló a algunos responsables que no necesitaban de la autorización de la numeración, norma que fue adicionada por el artículo 3 de la Resolución 5709 del mismo año, en el sentido de que tampoco requerirán autorización de la numeración los no obligados a facturar cuando opten por expedirla, como los responsables del régimen simplificado.

 

Si un responsable del régimen simplificado que decide expedir facturas, erradamente solicita a la Administración Tributaria la autorización de la numeración, el ente administrativo debe abstenerse de concederla dado que no se dan los supuestos para su procedencia. Si no obstante, la Administración emite la resolución y autoriza determinado rango de facturación, tal actuación resulta inocua toda vez que puede el interesado desconocerla al no tener origen en una disposición normativa que lo sujete a dicho procedimiento. No puede esta actuación crear una situación jurídica y menos aun derivar consecuencias que la norma superior no previó .

 

En consecuencia, en este evento no procederá para los responsables del régimen simplificado, la aplicación de las sanciones que se han consagrado legalmente para quienes estando obligados no den cumplimiento a la obligación de solicitar autorización de la numeración de las facturas.

 

En conclusión, si un responsable del régimen simplificado a pesar de no tener obligación de cumplir con el deber formal de facturar expide factura, no está obligado a solicitar autorización de numeración de facturación y tampoco del software para facturar por computador.

 

Si un responsable del régimen simplificado declara el impuesto sobre las ventas, debe tenerse en cuenta no solo la prohibición que tienen de cobrar el impuesto, de determinarlo, sino lo previsto en el artículo 815 del Estatuto Tributario, el cual consagra el derecho a la compensación y/o devolución de saldos a favor que se originen en las declaraciones del IVA; al igual que el artículo 850 Ibídem, que señala los responsables de los bienes y servicios de que trata el artículo 481 del citado ordenamiento y aquellos que hayan sido objeto de retención en la fuente a titulo de IVA como sujetos que pueden solicitar la devolución de los saldos a favor liquidados en las declaraciones tributarias.

 

Tal y como se indicó anteriormente, si una persona responsable del régimen simplificado cobra el IVA debe cumplir con todas las obligaciones de los responsables del régimen común y por lo tanto el IVA recaudado en este evento, no se debe considerar como pago de lo no debido, ni objeto de devolución, salvo que se genere saldo a favor y se cumplan las previsiones legales para tener derecho a la devolución o compensación.

 

* Uvt 2007 $20.974, Uvt 2008 $22.054. Uvt 2009 $23.763.

 

Fuente: Tomado de la pagina www.actualicese.com

Durante el año 2009 serán 8 los requisitos que se deben cumplir en su totalidad por parte de las Personas Naturales que pretendan operar bajo este régimen. Entre dichos requisitos figura el de no haber obtenido ingresos operacionales durante el 2008 superiores a los $88.216.000.

 

Las personas naturales que durante el año 2009 pretendan seguir ejerciendo actividades gravadas con IVA (venta de bienes corporales muebles, prestación de  servicios y   juegos de azar), al igual que las personas que tengan pensado iniciar ese tipo de actividades durante dicho año, podrán hacerlo bajo el Régimen Simplificado del IVA si reúnen la totalidad de los requisitos que para ello se exige.

 

Es de recordar que quienes puedan desarrollar sus actividades bajo el régimen simplificado del IVA deben cumplir con inscribirse oportunamente en el RUT y actualizarlo cuando sea necesario.

 

Si no se inscriben oportunamente, la DIAN podrá hacerlo de oficio y se podrán aplicar además las sanciones contempladas en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario.

 

Y aunque se les exonere de la obligación de expedir factura de venta (ver artículo 616-2 del Estatuto Tributario), pueden expedirla en forma voluntaria cumpliendo todos los requisitos formales (excepto el relativo a la autorización de la numeración de la facturación).

 

Además, aunque se les pide diligenciar un Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias (artículo 616 del Estatuto Tributario), la DIAN no puede sancionar a quienes no lo lleven o lo tengan.

 

Las reglas de juego por el 2009 son iguales a las del 2008

 

Durante  el año 2009 las condiciones para poder pertenecer al Régimen Simplificado del IVA serán las mismas que rigieron durante el pasado año 2008, pues en lo transcurrido del año 2008 no se produjeron reformas tributarias ni fallos de constitucionalidad que afectaran en su aplicación para el año 2009 a los artículos 499, 502, 505, 506 y 508-2 del Estatuto Tributario (que son las principales normas que aplican a quienes desean funcionar bajo el régimen simplificado del IVA).

 

Ojo con la UVT

 

Lo único que sí se deberá tomar en cuenta es la actualización de las cifras que en términos de UVT están  contenidas dentro de los numerales del artículo 499 del Estatuto Tributario, pues varias de esas cifras aplican en referencia al año fiscal corriente (para nuestro caso el 2009), mientras que otras hacen referencia a valores del año fiscal inmediatamente anterior (para nuestro caso, el año fiscal 2008).

 

En consecuencia, cuando se trate de cifras referidas al año fiscal corriente, las UVT mencionadas en el artículo 499 del Estatuto Tributario deben actualizarse con el valor oficial de la UVT para el 2009 (que fue definido en $23.763; véase la resolución DIAN 01063  de dic. 3 de 2008). Y si la cifra en UVT se entiende referida a valores del año anterior, tales UVT se calcularán con el UVT que rigió hasta diciembre 31 de 2008 ($22.054).

 

Se deberán cumplir 8 requisitos para pertenecer al Régimen Simplificado

 

Aclarado lo anterior, podemos establecer que durante el año 2009 podrán seguir perteneciendo al Régimen Simplificado del IVA (o podrán inscribirse por primera vez en dicho régimen si es que apenas durante el 2009 piensan iniciar alguna actividad que las convierta en responsables del IVA) las Personas Naturales que cumplan con la totalidad de los siguientes requisitos:

 

 

1. En al año anterior, es decir, en el año 2008, sus ingresos BRUTOS fiscales, provenientes de su actividad operacional (es decir, los provenientes de la venta de bienes corporales muebles, o de prestación de servicios o de ejecución de juegos de suerte y azar, pero sin incluir ingresos extraordinarios tales como ventas de activos fijos, o herencias, o loterías, o dividendos, o salarios, etc,), no pudieron haber excedido los …..
   
   $ 88.216.000 / (4.000 UVTs x $22.054)
    
2. Durante el 2009, sus establecimientos de comercio, oficinas, locales o sedes de negocio no pueden exceder de….
   
   Máximo uno
   
    
3. Durante el 2009, en su establecimiento de comercio, oficina, sede o local le está prohibido desarrollar negocios bajo la modalidad de….
   
   Franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles
   
    
4. Durante el 2009 no puede llegar a efectuar operaciones que lo conviertan en “usuario aduanero”, es decir, no puede….
   
   Intervenir directa o indirectamente en las operaciones de importación y/o exportación de bienes y/o servicios y/o de tránsito aduanero (consúltese nuestra herramienta  “Tabla resumen para diligenciar en el RUT el código de  ´ Usuario Aduanero ´”
   
    
5. Durante el 2008 no pudo haber celebrado contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados con IVA por cuantía individual y superior a…. 
   
   $ 72.778.000 / (3.300 UVT x $22.054) 
   
    
6. Durante el 2009 no puede llegar a celebrar contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados con IVA por cuantía individual y superior a….(Nota: Si durante el 2009 pretende llegar a firmar un contrato para vender bienes gravados o prestar servicios gravados, y la cuantía del contrato va a superar la cifra aquí reseñada, en ese caso deberá inscribirse en el “Régimen Común” antes de la celebración del contrato; ver parágrafo 1 del artículo 499)
   
   $ 78.418.000 / (3.300 UVT x $23.763)
   
    
7. Durante el 2008 sus consignaciones bancarias (en todo el sistema bancario, ya sea en Colombia o en el exterior, y sin importar el origen de los recursos), al igual que sus inversiones financieras (como por ejemplo: constitución de CDTs, adquisición de bonos, etc., ya sea en Colombia o en el exterior), no debieron haber excedido de…
   
   $99.243.000 / (4.500 UV x $22.054)
   
    
8. Durante el 2009 sus consignaciones bancarias (en todo el sistema bancario, ya sea en Colombia o en el exterior, y sin importar el origen de los recursos), al igual que sus inversiones financieras (como por ejemplo: constitución de CDTs, adquisición de bonos, etc., ya sea en Colombia o en el exterior), no pueden llegar a exceder de
   
   $ 106.933.000 / (4.500 UVT x $23.763)

 

Incumplir con alguno de los requisitos en el transcurso del 2009 obliga a inscripción en el Régimen Común

 

Y esto es importante: si una Persona Natural a lo largo del año 2009 viene cumpliendo con la totalidad de los anteriores 8 requisitos, pero en algún momento termina incumpliendo alguno de los requisitos 2, 3, 4 u 8 antes alistados, tal persona natural deberá inscribirse en el “Régimen común” a partir de la iniciación del bimestre siguiente a aquel en el que se incumplió (ver art.508-2 del ET).

 

Por otro lado, y para quienes ya venían en el “Régimen Común” antes de iniciarse el año 2009, debe tenerse presente que aún continúa intacta la norma contenida en el art.505 del ET  que indica que deberán permanecer en dicho régimen durante mínimo 3 años antes de poder pensar en pasarse (o “regresarse”) al Régimen Simplificado (como lo anotamos en la investigación ¿Por cuánto tiempo debe permanecer en el Régimen Común una Persona natural?).

 

La DIAN no pide llevar contabilidad para fines tributarios

 

Aunque es claro que muchas Personas Naturales que se convierten en responsables del IVA (sea en el Régimen Simplificado o en el Común) son a la vez comerciantes obligados a llevar contabilidad, es importante destacar que aun se encuentra vigente el  Concepto 15456 de febrero 20 de 2006 en el cual la DIAN concluye que a las personas naturales en el régimen simplificado del IVA no les exigirá, para fines fiscales,  que lleven contabilidad mercantil.

 

Por ello es que  en la práctica terminamos viendo que muchos comerciantes Personas Naturales cumplen con inscribirse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio (que es algo que el artículo 19 del Código de Comercio le exige a todo comerciante, sin importar si es responsable del IVa en el Régimen Simplificado, o en el Común o incluso sin importar que sea un no responsable del IVA pues todas sus operaciones son excluidas del IVA) pero no cumplen con llevar libros de contabilidad.

 

Como quien dice, si la Contabilidad Mercantil que les exigiría el Código de Comercio no va a ser solicitada por la DIAN para los fines fiscales (ni tampoco es exigida por otra entidad), entonces las Personas Naturales Comerciantes que son  responsables del IVA en el Régimen Simplificado terminan concluyendo que la contabilidad. mercantil no se tiene que llevar ni siquiera para los demás fines (como por ejemplo para defenderse ante un pleito mercantil con sus proveedores, acreedores o empleados, o para investigaciones penales, etc.)  lo cual consideramos que es un grave error que se promueve justamente con el hecho de que la DIAN diga que no les va a pedir la contabilidad para fines fiscales.

 

Además, en relación con el  Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias que se menciona como una obligación todavía vigente para quienes pertenezcan al Régimen Simplificado del IVA (ver artículo 616 del Estatuto Tributario), la DIAN ha pretendido dar a entender, en la introducción que hace de sus cartillas instructivas para las declaraciones de renta, que tal libro sustituiría la contabilidad formal que deben llevar las personas naturales del régimen simplificado del IVA.

 

Pero en realidad, tal libro fiscal de operaciones diarias solo les sustituye la obligación de estar expidiendo facturas de venta (pues esa norma del art.616 se encuentra incluida a la altura de las demás normas sobre facturación contenidas en los artículos 615 a 619 del ET) y no puede reemplazar a los libros de contabilidad que debe llevar toda persona natural que sea comerciante.

 

Fuente: Tomado de la pagina www.actualicese.com

El Registro Único de Proponentes contiene la información de quienes aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, mediante la calificación y clasificación que cada interesado realiza al momento de su inscripción, renovación o actualización, aportando la documentación que se exige, y que es objeto de verificación documental por parte de la cámara de comercio respectiva, de conformidad con lo dispuesto en el presente decreto.

 

Las cámaras de comercio llevarán el registro único de proponentes. En él asentarán la solicitud de inscripción, renovación, actualización, cancelación y revocación del registro según corresponda, con base en los documentos e informaciones que presenten los interesados y las entidades estatales, en orden cronológico, previa la verificación documental que corresponda, y certificarán las condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente que fueron verificadas, así como su calificación y clasificación.

 

La certificación expedida por la cámara de comercio es plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes que en ella constan según el presente decreto. En consecuencia, las entidades estatales no podrán solicitar información que se encuentre certificada en el registro único de proponentes, y verificarán directamente la que no conste en el mismo.

 

El registro único de proponentes es público. Cualquier persona tiene derecho a consultar de manera gratuita los documentos que reposen en éste; y a obtener copia de la información contenida en el registro y a solicitar que se expidan las certificaciones sobre la información que en él reposa, previo el pago de los derechos establecidos a favor de las cámaras de comercio para estos efectos.

 

¿Cuándo debe renovarse?

 

La inscripción en el registro estará vigente por el término de un año, contado a partir de la fecha del acto de su inscripción como proponente, y se renovará anualmente dentro del mes anterior al vencimiento de cada año de vigencia de la misma. Para el efecto se utilizará el formulario correspondiente, al cual deberán anexarse los mismos documentos exigidos para la inscripción, salvo aquellos que se hubiesen aportado anteriormente y que no pierdan su vigencia.

 

Impugnaciones:

 

La cámara de comercio dará traslado de la impugnación al inscrito, con el fin de que ejerza su derecho de defensa, mediante la presentación de una comunicación que contenga las razones en las que se basa para justificar la legalidad de la inscripción, dentro de los cinco (5) días siguientes al envío del traslado del traslado, el cual se hará por correo certificado a la dirección que conste en el Registro Único de Proponentes.

 

Vencido este término la cámara decidirá con base en la información que reposa en el respectivo expediente y la aportada por la entidad impugnante.

 

En caso de que la entidad pública haya aportado un documento privado que contradiga alguno de los presentados por el Proponente, éste sólo podrá aportar, en el ejercicio de su derecho de defensa, un acto administrativo en firme o una sentencia ejecutoriada que enerve la eficacia probatoria de los presentados por la entidad impugnante.

 

En caso de que la entidad pública haya aportado un acto administrativo en firme o una sentencia ejecutoriada que contradiga alguno de los presentados por el Proponente, éste sólo podrá aportar, en ejercicio de su derecho de defensa, un nuevo acto administrativo o sentencia ejecutoriada que enerve la eficacia probatoria de los presentados por la entidad impugnante.

 

La cámara de comercio dispondrá de un término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la presentación de la impugnación para decidir.

 

La decisión que resuelva el fondo de la impugnación deberá ser suscrita por el representante legal de la cámara de comercio. Éste, con autorización expresa de la junta directiva de la institución, podrá delegar tal atribución en el funcionario de mayor jerarquía de la cámara de comercio bajo cuya dirección se encuentre el registro de proponentes.

 

Boletín de licitaciones y concursos: 

 

Las entidades estatales deberán remitir a las Cámaras de Comercio de su jurisdicción, la información general de cada licitación o concurso que se pretenda abrir en la forma y dentro de los plazos que fija la circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio y con base en esta información, Confecámaras elaborará y publicará un boletín mensual.

 

¿Dónde se debe realizar la inscripción de proponentes?: 

 

Para tal efecto los interesados podrán solicitar su inscripción ante cualquier cámara de comercio, pero aquella se realizará por la que tenga jurisdicción en su domicilio principal.

 

Las sociedades extranjeras con sucursal en Colombia se inscribirán ante la cámara de comercio donde se encuentre inscrita la sucursal. Cuando una persona natural tenga más de un domicilio, deberá inscribirse ante la cámara de comercio con jurisdicción en el municipio en el cual tenga el asiento principal de sus negocios.

 

La publicación de la inscripción en el registro de proponentes, así como la actualización y renovación, la realizarán las cámaras de comercio, a través del portal del registro único empresarial "RUE".

 

¿Cómo efectuar la inscripción? 

 

La solicitud de la inscripción se hará mediante la presentación del formulario único adoptado por la Superintendencia de Industria y Comercio para tal fin, debidamente diligenciado, al cual se anexará la documentación exigida en el presente decreto para el efecto. No será necesario que se anexe la documentación del interesado que por razón del cumplimiento de los deberes de comerciante ya se encuentre en poder de la Cámara de Comercio.

 

A cada proponente se le asignará un número único a nivel nacional, el cual contendrá como parte principal el número de la cédula de ciudadanía si se trata de persona natural o el número de identificación tributaria, NIT, o cualquier otro número de identificación nacional adoptado de manera general si es persona jurídica, y se le abrirá un expediente en el cual se archivarán los documentos relacionados con su inscripción como proponente. Por lo tanto, ningún proponente podrá identificarse con un número diferente.

 

Cancelar el valor de los derechos de inscripción que liquidara el cajero.

 

Modificación de la información:

 

Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o la renovación del establecimiento, debe solicitarse mediante el formulario.

 

La solicitud de modificación se presentará en cualquiera de nuestras Sedes y deberá cancelar los derechos que le liquidara el cajero.

 

¿Cómo se cancela la inscripción?:

 

Presentando formulario diligenciando los 2 primeros, no tiene costo, o por cesación de efectos.

QUE SIGNIFICA SER AFILIADO?

 

Ser afiliado a la Cámara de Comercio de Cúcuta es formar parte de una entidad con más de 85 años de tradición, la única que representa los intereses de todo el sector privado de la ciudad, y la comunidad en general. 

 

Es contar con un espacio de reflexión, análisis y propuesta donde los empresarios, de manera unida, buscan soluciones viables a los problemas que enfrentan sus negocios o sus empresas. Es pertenecer a la Institución que está liderando la construcción de una Cúcuta competitiva y de la ciudad que queremos para nosotros y las generaciones futuras.

 

QUIÉNES SON NUESTROS AFILIADOS:

 

• Es el empresario matriculado en el Registro Mercantil, que cumple con los requisitos exigidos en el Código de Comercio y en los estatutos de la Entidad y que solicita voluntariamente su afiliación a la Cámara.
   
• Es una persona que por su reconocida moralidad comercial es garantía de seriedad y cumplimiento.
   
• Es el empresario que se destaca en su actividad, quien confía en la Cámara de Comercio de Cúcuta y apoya las iniciativas y actividades que emprende la Entidad en beneficio del empresario y la Comunidad.

• Es un empresario con antecedentes de la más alta moralidad comercial, con visión estratégica de los negocios, que trabaja con concepto de calidad total y que por tanto se puede insertar como empresa competitiva a escala mundial. A su vez es un empresario receptivo al cambio y a la implementación de tecnología.

 

CUÁLES SON LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR EL AFILIADO:

 

• Encontrarse inscrito y renovado en el registro mercantil a la fecha de su solicitud.
   
• Tener Libros Contables registrados en la Cámara de Comercio de Cúcuta.
   
• Adjuntar tres referencias comerciales y/o bancarias.

 

 

DIFERENCIA ENTRE MATRICULADO Y AFILIADO

 

Es de importancia resaltar entre el Matriculado en el registro mercantil y el Afiliado a la Cámara de Comercio. Hay una diferencia considerable.

 

MATRICULADO:

 

Es la persona natural o jurídica que por ejercer una actividad económica en cualquier sector productivo y/o de servicios de la economía, con ánimo de lucro, debe cumplir con el requisito legal de matricularse en el registro mercantil llevado por la cámara de comercio del municipio en donde cumple dicha actividad económica. 

 

Dicha inscripción debe renovarse todos los años hasta el 31 de marzo.

 

AFILIADO

 

Es quien estando previamente matriculado voluntariamente solicita por escrito a la junta directiva de la cámara de comercio su aceptación como tal, para de esta manera convertirse en beneficiario de prerrogativas y servicios especiales, adquiriendo entre ellos el derecho a elegir y ser elegidos en la junta directiva de la entidad. 

 

En el mundo de los negocios el Afiliado es considerado como persona que brinda amplias garantías de honorabilidad, seriedad y responsabilidad comercial y empresarial. 

 

La cámara de comercio cobija a todos os sectores de la economía. En su registro de matricula se encuentran los Afiliados a todos los organismos gremiales existentes.

 

SERVICIOS PARA AFILIADOS

 

• Credencial Nacional. Cada afiliado se identifica con una tarjeta que lo acredita como afiliado a la cámara de comercio de Cúcuta. Además le sirve de identificación y referencia ante las otras cámaras de comercio de país. 

• Descuentos Hoteleros A Nivel Nacional e Internacional. Usted obtiene importantes descuentos hoteleros en las principales ciudades del país, de acuerdo a convenios establecidos entre Confecámaras y los hoteles. 

• Guía Hotelera. En una pequeña cartilla usted podrá conocer los diferentes hoteles del país y del exterior con los que puede contar. 

• Utilización De Salones Y Préstamos De Equipos. La cámara de comercio ofrece tarifas preferenciales, el auditorio ubicado en el 2º piso con capacidad para 170 personas y salón de conferencia 4º piso con capacidad para 70 personas. Así mismo las ayudas audiovisuales como Video Bean , retroproyector de acetatos, proyector de opacos, TV., Betamax, .V.H.S. 

• Capacitación Empresarial. Frecuentemente se canalizan seminarios, conferencias, cursos, sobre diversos temas de interés para los empresarios. Además el programa de videoconferencias empresariales. 

• Préstamo de Videos Empresariales. Con previo depósito los afiliados podrán obtener en calidad de préstamo los videos empresariales que le ayudará a motivar a sus funcionarios. 

• Publicaciones e Información Estadística y Económica. En forma permanente, a través de boletines, revistas, circulares y libros, los afiliados reciben información económica, estadística y comercial de la región. 

• Listado de Diferentes Empresas según Clasificación Económica. Se le ofrece a los afiliados con descuento especial, la información por listado o disquetes de la empresas inscritas en la cámara de comercio, según su actividad económica. 

• Boletín Mensual. El boletín mensual contiene toda la información relacionada con el registro mercantil., acceso a biblioteca y a la página web. 

• Revista Institucional Cámara De Comercio De Cúcuta. Publicación mediante la cual se mantiene informado al afiliado sobre las diversas actividades de la entidad, y sobre temas socio-económicos, históricos y culturales de Cúcuta y Norte de Santander. 

• CD de Estadísticas. Publicación anual de las estadísticas que produce la entidad y otras producidas en el departamento. 

• Cartas de Presentación. A los afiliados se les brinda, previa solicitud, cartas de presentación ante entidades locales o extranjeras, que los acreditan como comerciantes matriculado y afiliado a la cámara de comercio de la ciudad.

• Visas a Venezuela. Se les gestiona a los afiliados a la cámara de comercio de Cúcuta, las visas de turismo al vecino país, de acuerdo al convenio establecido con el consulado de Venezuela, este beneficio cobija al gerente de la sociedad y a su núcleo familiar (esposo(a), e hijos). 

• Carta de Presentación a Embajadas. Con el objeto de obtener la visa, la entidad ofrece a los afiliados una carta de presentación a la embajada correspondiente. 

• Obsequio de Certificado. Mensualmente al afiliado se le obsequian certificados de acuerdo a la cuota de afiliación que pague. 

• Biblioteca. La cámara de comercio cuenta con un centro de documentación especializado en donde puede realizar la consulta de estadísticas, estudios sobre temas socio-económicos regionales, nacionales, comercio exterior, y legislación comercial que usted podrá consultar de lunes a viernes en horario de 8-12 a.m. y 2-6 p.m.

Creación de Empresas: Consulta de Nombre Comercial

Institución: http://www.cccucuta.org.co

Clasificación: Economía, Industria, Comercio y Servicios

Descripción:

Trámite para la consulta del nombre, que los empresarios desean utilizar para constituir sus empresas. Esta consulta debe ser realizada con el objetivo de evitar nombres repetidos o que induzcan a error.

Requisitos:

Tener claridad en el nombre de la empresa que desea consultar, ya sea para constituir ó cambiar el nombre de su empresa.

Costo: Sin costo

Procedimiento:

Vía Internet:

1. Visitar la página web de la http://www.cccucuta.org.co/
2. En la pagina del Portal Nacional de Creación de Empresa, directamente en la dirección: http://www.crearempresa.com.co/Consultas/Nombre.aspx
3. En el apartado Consulta de Nombres a Nivel Nacional - Página RUE consultar el nombre elegido para su empresa o negocio.

Personal:

1. En las sedes de la Cámara de Comercio, acercarse a los módulos de autoservicio dispuestos en los CAES. Allí puede efectuar la consulta.

Recomendaciones:

1. Antes de buscar el nombre, es muy importante tener en cuenta el tipo de actividad que se desarrollará, dado que pueden existir varios genéricos que no siendo iguales gramaticalmente significan lo mismo, ej.: Bar – Taberna, Granero – Tienda Mixta, Boutique – Almacén de Ropa, etc.
    
2. Digite las palabras que el nombre va a contener, Teniendo en cuenta que entre más palabras copie más breve y rápida será la búsqueda.
    
3. Ej.: Si desea consulta el nombre "GRANERO ALEMAN DE CAUCASIA", puede obtener la búsqueda digitando solamente la palabra granero; pero para hacerla más breve puede utilizar las otras dos palabras que existen dentro del nombre, así: "GRANERO ALEMAN CAUCASIA"
    
4. Los lugares geográficos, puntos cardinales, nombres de calles o carreras o los números de éstas, son distintivos.
    
5. Algunas palabras pueden sonar fonéticamente iguales o similares y escribirse en forma distinta:
   Ej.: KASA – CASA - CAZA o FULL CREAM – FULLY CREAM – FUL CREAM
    
6. Se debe efectuar la búsqueda del nombre tanto en plural como en singular.
   Ej.: HORIZONTE/HORIZONTES o AUTOFER/AUTOFERS
    
7. Buscar por diminutivos para la misma actividad.
   Ej.: CERRO- CERRITO
    
8. Buscar las palabras compuestas en forma conjunta y separada ya que el resultado no es el mismo:
   Ej.: DISTRINET y DISTRI NET
    
9. Buscar con espacios, puntos o guiones. Ej.: S O M O S – S.O.M.O.S.
    
10. Buscar con signos y símbolos dentro del nombre comercial. Ej.: Pandequeso – P@ndequeso
     
11. Pueden haber signos registrados como palabra por eso se debe buscar en ambas formas Ej.: 100 PORCIENTO y 100%.

Lugar: Cámara de Comercio de Cúcuta

Dirección: Edificio Cámara de Comercio–Calle 10 No 4-38 – 1er piso – Torre B

Municipio: Cúcuta, Norte de Santander - Colombia

Teléfono: PBX 57-7- 5825088

Fax: Fax: 57-7-5712502

Correo Electrónico: cindoccc@cccucuta.org.co

Sitio WEB: http://www.cccucuta.org.co/virtual/

Observaciones

Recuerde que las Cámaras de Comercio deben abstenerse de matricular sociedades o establecimientos de comercio con el mismo nombre de otros ya inscritos (Art. 35 C. de Comercio). No se lleva control por nombres similares, es una prohibición únicamente para el usuario.

Las expresiones y abreviaturas que identifican el tipo de sociedad (E.U., S.A.S., Ltda, S.A., S. EN C etc.) NO forman parte del nombre comercial, por lo tanto no sirve de diferenciador.

Evite el uso de signos o símbolos dentro del nombre. Ej. P@andequeso.
No se permitirá siglas o nombres con espacios, puntos o guiones siempre y cuando formen una palabra, por la dificultad de la confrontación de la existencia de otro nombre escrito en forma seguida.

Evite usar nombres en idioma diferente al español.

El contrato de franquicia, no constituye causa que exonere a las Cámaras de Comercio de aplicar el art. 35 del Código de Ccio.

Si en la columna COMERCIANTE ACTIVO aparece la palabra "NO", ó si la Matrícula Mercantil que lleva dicho nombre se encuentra cancelada, significa que puede utilizar ese nombre.

Por ello es conveniente que conozca la existencia de algunos nombres que figuran registrados como similares.

Tenga en cuenta que no podrá utilizar palabras que indiquen actividad financiera, a menos que tenga los permisos previos de la superintendencia respectiva.

Institución: Superintendencia de Industria y Comercio

 

Clasificación: Economía, Industria, Comercio y Servicios

 

Descripción:Trámite para la consulta de marca (propiedad industrial). La consulta de marca se realiza para evitar colocar a su producto el nombre de una marca ya registrada.

 

Requisitos: Se debe diligenciar el formulario único (petitorio), que se adquiere de manera gratuita en los servicios de atención al usuario, en original y copia para que ésta última quede una vez radicada en poder del solicitante.

 

Costo: Según la tarifa vigente

 

Procedimiento

 

Via Internet:

 

Consulta de marca:

 

http://serviciospub.sic.gov.co/Sic/PropiedadIndustrial/SignosDistintivos/Reportes/ConsultaSignos.php

 

Formulario único de registro de signos distintivos:

 

http://www.sic.gov.co/pdf/Formatos/Propiedad/PI01-F01.pdf

Tarifas y pagos:

 

http://www.sic.gov.co/index.php?modulo=Informacion_Interes/Pagos&tam=2000

 

Personalmente:

1. Presentar la solicitud ante la Superintendencia de Industria y Comercio, La cual deberá contener:

• Una carta mencionando la marca, el lema y su clase o en su defecto los productos o servicios que desea amparar, o el nombre sobre el cual se quiere obtener información.

 

2.     Tomar una fotocopia para que después de presentado oficialmente ante la Superintendencia de Industria y Comercio quede radicado y el solicitante conserve una copia del mismo.

 

3.     Comprobante de pago de la tasa única, según la tarifa vigente, cancelada en cualquier sucursal del Banco estipulado.

 

4.     El recibo de consignación será reemplazado en la Superintendencia de Industria y Comercio por un recibo oficial que debe ir anexo a la solicitud.

 

Podrá verificarlo accediendo a la base de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Creación de Empresas: Consulta de Actividad Comercial – Código CIIU

 

Tipo de Documento: Página HTML

 

Explicación:

 

Para diligenciar por completo su Formulario de Inscripción, Renovación o Modificación de Matrícula Mercantil, es necesario que usted conozca la clasificación de su actividad de acuerdo al código CIIU.

 

CIIU es la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las actividades económicas; tiene como propósito agrupar las actividades similares por categorías que facilitan el manejo de información para el análisis estadístico y económico del empresarial.

 

Como herramienta que facilita el manejo de información, mediante el uso del código CIIU usted puede solicitar bases de datos en la Cámara de Comercio de Cúcuta para estudiar su competencia, sus posibles proveedores y su mercado potencial. Además la Cámara también utiliza esta clasificación para determinar los grupos objetivo a ser convocados a diversos eventos como ferias, misiones comerciales, cursos y seminarios.

Por lo anterior, la Cámara de Comercio de Cúcuta, pone a su disposición la opción de Consulta del Portal Nacional de Creación de Empresa http://www.crearempresa.com.co/Consultas/ConsultaActividadEconomica.aspx

Creación de Empresas: Consulta de Usos de Suelo

Institución: Departamento Administrativo de Planeación Municipal

Clasificación: Economía, Industria, Comercio y Servicios

Descripción:

Trámite para consultar el uso del suelo.

Este trámite debe ser llevado a cabo por quienes deseen constituir una empresa.

Requisitos:

Los formatos a diligenciar son:

 

• Carátula Única Empresarial
• Anexo Matrícula Mercantil
• Anexo DIAN
• Anexo CAE

Procedimiento:

 

1. Realizar su consulta a través de los Centros de Atención Empresarial – CAE’s en cualquier oficina del la Cámara de Comercio de Cúcuta.
2. Dirigirse al Departamento Administrativo de Planeación de Cúcuta.
3. Realizar personalmente su consulta a través de la pagina web del Portal Nacional de Creación de Empresas.

Lugar: Departamento Administrativo de Planeación Municipal

Horario Atención: 7:00 a 11:00 y 14:00 a 17:00 horas

Dirección: Calle 11 No. 5 – 49 Oficina 205

Municipio: Cúcuta, Norte de Santander - Colombia

Teléfono: +57(7) 5833939 ext. 220 – 231.

Correo Electrónico: plancuc@col1.telecom.com.co

Sitio WEB:

http://www.crearempresa.com.co/Consultas/ConsultaUsodeSuelos.aspx

Observaciones:

Las normas específicas que regulan la localización de los establecimientos abiertos al público y actividades de servicios, pueden ser consultadas previamente en la Unidad de Monitoreo y Control del Departamento Administrativo de Planeación de Cúcuta y/o en las oficinas de Planeación de los demás municipios según el caso, o bien en la orientación especializada del CAE, en forma verbal o escrita.

Para el efecto deberá informar, el número predial (cédula catastral) ó la dirección del establecimiento y la actividad principal.

El Departamento Administrativo de Planeación Municipal recuerda a la comunidad que es obligación informar sobre la apertura de establecimientos.

Este informe queda cumplido con el lleno del formulario anexo a la Carátula Única durante la Matrícula en Cámara de Comercio.

Los comerciantes deben tener en cuenta que si bien los conceptos previos al funcionamiento de la empresa no son obligatorios, se debe cumplir con las regulaciones del caso para evitar problemas al momento de la visita de inspección.

Institución: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN

 

Clasificación: Hacienda

 

Descripción:

 

El Registro Único Tributario -RUT, es un mecanismo que permite la identificación, ubicación y clasificación de todos los clientes y usuarios sujetos de obligaciones con el Estado, tal como lo definió la Ley 863 de 2003.

 

"Desde el 19 de octubre de 2004 usted dispondrá del servicio virtual para actualizar y registrar el RUT" 

 

La identificación.

Corresponde al nombre de las personas naturales o a la razón social de las personas jurídicas y demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, adicionado a su vez por un código numérico denominado Número de Identificación Tributaria, NIT, permitiendo su individualización en forma inequívoca para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria, y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza. La conformación del código de identificación tributaria, NIT, es de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

 

La ubicación.

Corresponde al lugar donde la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito, sin perjuicio de otros lugares autorizados por la ley.

 

La clasificación.

Corresponde a la naturaleza, actividades, funciones, características, atributos, regímenes, obligaciones, autorizaciones y demás elementos propios de cada sujeto de las obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

 

Obligados a Inscribirse en el RUT.

Están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario, RUT:

 

• Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta.
• Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio.
• Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado.
• Los agentes retenedores.
• Los importadores y exportadores.
• Los profesionales en compra y venta de divisas, y
• Los agentes de carga internacional, los agentes marítimos, los depósitos habilitados públicos y privados, las comercializadoras internacionales.

 

Requisitos:

 

Documentos Básicos: 

 

•  Original de su documento de identidad.
•  Cuando el trámite se efectúe a través de apoderado se requiere poder debidamente otorgado.
•  Si se trata de persona natural comerciante, el documento de identificación y certificado de Cámara de Comercio vigente.

 

En especial, de acuerdo a la calidad del inscrito los requisitos serán los siguientes:

 

Menores de Edad.

•  Documento de identificación.
•  Documento de identidad del representante legal
•  En los casos en que la representación sea de persona diferente a los padres del menor se requerirá el documento que asigne esa representación.

 

Mayores de Edad. 

 

• Documento de identificación, cuando se trate de comerciantes estos deben adicionar el certificado de Cámara de Comercio.

 

Consulte la Cartilla régimen común para tener claridad sobre los regímenes simplificado y común [la cartilla se encuentra en formato PDF].

 

Para más información sobre requisitos consulte el sitio Web de la DIAN: www.dian.gov.co/ 

 

Costo: Sin costo

 

Procedimiento:

 

Como Registrarse: 

 

Personal 

 

• Presentarse en las oficinas de la DIAN con el documento de identidad "Cédula".
• Reclamar ficho
• Esperar el turno
• Otra opción es realizar su inscripción a través de la Cámara de Comercio de Cúcuta en los puestos de asesoria CAE, siempre y cuando el usuario vaya a quedar registrado dentro del Registro Mercantil de la cámara en donde anualmente debe realizar su renovación.

 

Vía Internet: 

 

• Visitar la página web de la http://www.dian.gov.co
• En el apartado Solicitud inscripción RUT y luego escoger el tipo de inscripción que tenga definido, continuar con el proceso y diligenciar cada una de las casillas del formulario.

 

Lugar: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

 

Horario Atención: Lunes a viernes 7 a.m. a 9 p.m. y Sáb. 8 a 12 m.

 

Dirección: Calle 8A Av. 3 y 4, Palacio Nacional, Oficina. 211

 

Municipio: Cúcuta, Norte de Santander - Colombia

 

Teléfono: +57 (7) 571 24 38

 

Correo Electrónico: asistencia@dian.gov.co 

 

Sitio WEB: http://www.dian.gov.co

 

Observaciones 

 

Cualquier actualización que se le vaya a realizar al RUT, se debe tramitar directamente en las oficinas de la DIAN.

 

Encontrará amplia información sobre el nuevo RUT, en la página web de la Dian. Así como en la sección de FAQS.

Diferencia Entre Razon Social Y Marca

 

Es muy importante que las empresas comprendan la diferencia existente entre una marca y la razón social.

 

Primero que todo, la razón social es el nombre de la empresa (persona natural) seguido por el tipo de sociedad (persona juridica) con la que fue creada (Ej. Loft Ltda). Esta se registra en la Camara de Comercio de su ciudad  al mismo tiempo que se crea la empresa y al tiempo con el NIT es la representación legal de la empresa así como lo es la firma de una persona.

 

La Marca a cambio no representa a una empresa, sino a un producto ya sea bien o servicio. Una empresa puede tener varias marcas (Ej: la empresa Bavaria S.A. tiene entre sus marcas a Costeña, Club Colombia, Aguila, etc.) permitiendo que una empresa cree una gran variedad de productos cuya imagen esta direccionada a un público especifico.

 

Las marcas a diferencia de la Razón Social, no requieren del tipo de sociedad y se registran en la superintendencia de industria y comercio. Es muy importante saber que la ley dice que una empresa tiene exclusividad de una marca cuando la registra y es la única forma en que puede determinar que es dueño y primer usuario de la misma.

 

Esta es la razón por la cual ningún logo de empresa necesita llevar la abreviatura de la sociedad, ya que al desarrollar el logo, la razón social se convierte en marca.

 

 

¿Qué diferencia existe entre un nombre y una enseña comercial?

El nombre comercial es el que identifica al empresario como tal en el desarrollo de una actividad mercantil y la enseña comercial es la que identifica al establecimiento de comercio.

 

¿Qué es un Registro de Marca y qué es un Depósito de Nombre?

El registro de marca es el reconocimiento que da la Superintendencia de Industria y Comercio, a través del trámite de la solicitud, y mediante el cual se le concede a una persona el derecho al uso exclusivo del signo por el término de diez (10) años, contados a partir de su concesión, renovable por períodos sucesivos de 10 años.

El depósito de nombre comercial es una inscripción que el comerciante o empresario hace en el registro público de la propiedad industrial, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y mediante el cual se constituye una presunción legal acerca de la fecha desde la cual se entiende que empezó a usar el nombre, que para el efecto es la fecha de presentación de la solicitud. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la adquisición del derecho sobre el nombre comercial es con el primer uso (no con el registro, a diferencia de la marca)

 

¿Qué diferencia un depósito de nombre comercial de un registro mercantil en cámaras de comercio?
 

El nombre comercial es el bien de propiedad industrial que identifica al empresario que desarrolla alguna de las actividades que la ley mercantil ha establecido como comerciales y la empresa es entendida como toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes.

Por su parte, la inscripción en el registro mercantil llevado por las cámaras de comercio constituye el cumplimiento de una de las obligaciones que debe cumplir el comerciante cuando realiza actos o actividades mercantiles. La función de este registro mercantil es de servir de medio publicitario sobre la existencia, constitución, representación y objeto social de una persona jurídica o natural que realiza actividades comerciales, de suerte que la razón o denominación social inscrita no es un bien de propiedad industrial como el nombre y la enseña comercial.

A partir de lo anterior vemos que la función que cumple el depósito de nombre comercial es servir de medio de prueba sobre la fecha del uso del nombre con que el comerciante se identifica en el comercio para desarrollar sus actividades, mientras que el registro mercantil en las cámaras de comercio prueba tan solo la existencia de la sociedad, su razón social, su representación, objeto social, capital, pero no es el medio idóneo para acreditar el verdadero uso que el comerciante realiza dentro del mercado, por cuanto algunas veces la razón social coincide con el nombre comercial, pero no siempre, de allí la necesidad de probar el uso del nombre comercial.

 

¿Pueden dos personas efectuar el mismo depósito de nombre o enseña comercial?

Si, por cuanto el depósito no confiere derechos. Sin embargo, en el evento en que existiere depositado un nombre comercial, la Superintendencia de Industria y Comercio a partir de la facultad que le otorga el artículo 604 del Código de Comercio requerirá al solicitante que pretenda depositar un nombre o enseña comercial ya depositado a efecto de que se pronuncie. Para que exista un requerimiento se deben presentar dos presupuestos, a saber: a) igualdad del nombre comercial y b) igualdad de las actividades que desarrolla el empresario a partir de su nombre comercial.

 

¿Existe alguna incompatibilidad en utilizar una marca registrada como nombre para mi empresa y el registro mercantil en Cámara de Comercio?

La inscripción de una razón o denominación social en la cámara de comercio, aunque sea anterior a la solicitud de registro de una marca, no prevalece a esta solicitud, ya que la razón o denominación social no corresponden necesariamente al nombre comercial del empresario, quien puede tener varios nombres comerciales. Por lo tanto, el registro de una sociedad en la Cámara de Comercio no es prueba de uso de un nombre comercial.

De otra parte, el uso del nombre comercial, acreditado mediante pruebas que demuestren que el empresario lo ha utilizado de manera personal, pública, ostensible y continua, puede constituir un impedimento al registro de una marca si el titular presenta oposiciones en el término previsto en la normatividad marcaria, y las actividades que realiza el empresario tienen conexión con los productos o servicios que busca distinguir la marca solicitada.

 

¿En qué se diferencia el registro de marca para identificar una página de Internet y la obtención del dominio en internet de esa página?

Un dominio en Internet es una dirección electrónica que permite a cualquier persona, desde cualquier lugar del mundo, acceder a la información plasmada en él. La marca es un signo aplicado a productos o servicios con el fin de identificarlos en el mercado.

El registro de un dominio en Internet es un contrato (en papel o mensaje de datos) celebrado entre una entidad privada, en nuestro país la Universidad de los Andes, como registrador de dominios y administrador del dominio local (CCTLD - country code Top Level Domain. co) y una persona natural o jurídica para adquirir un espacio en la superautopista de la información, internet, con el fin de incluir datos que otros, conectándose a la dirección o dominio exacto, puedan consultarlos desde cualquier lugar del mundo. Es de anotar que tanto el registro de los dominios .com, org., int, etc, que corresponden a un nivel superior o TLD (general Top Level Domain), así como la administración de la base de datos que contiene los registros oficiales sobre los dominios efectuados a nivel mundial es la NSI (Network Solutions, Inc.).

Por el contrario, el registro de una marca es un acto administrativo proferido por la Superintendencia de Industria y Comercio, por medio del cual se reconoce a una persona natural o jurídica el derecho exclusivo a utilizar la marca en el mercado en el lugar donde ha adquirido este derecho.

 

¿Si se ha utilizado un nombre comercial o una marca o se ha efectuado el registro mercantil en la Cámara de Comercio con anterioridad a la presentación de una solicitud de registro ante la Superintendencia efectuada por un tercero, esta circunstancia no prevalece sobre las solicitudes de registro de marca?

Solamente cuando el titular de un depósito de nombre comercial alega el uso que se ha dado a su nombre comercial con anterioridad a la fecha de una solicitud de registro de marca, y éste prueba que su uso fue anterior a la fecha de presentación de la solicitud de la marca respectiva. En este evento, prevalece el derecho de nombre comercial sobre la solicitud del registro de la marca.

Si una persona, por el contrario, usa su marca sin registro y existe solicitud posterior de otra semejante o confundible prevalece la solicitud del registro de marca que se haya hecho ante la Superintendencia de Industria y Comercio, por cuanto el sistema consagrado en la normatividad comunitaria es constitutivo. Se le concede el derecho al uso exclusivo a partir del registro y no del uso frente al registro mercantil, pues éste no es un medio probatorio ni de uso ni de derecho que puede ser alegado frente a una solicitud de registro

INFORMACION LIBROS DE CONTABILIDAD

 

Respecto a los libros que debe llevar un comerciante el Código de comercio establece:

 

ARTICULO 48. CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES – MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

 

ARTICULO 49. LIBROS DE COMERCIO – CONCEPTO. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.

 

Por otro lado el decreto reglamentario 2649 de 1993 se refiere con mayor detenimiento sobre los libros que se deben llevar y registrar y como se deben llevar:

 

ART. 125.— Libros Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

 

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

 

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

 

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
    
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
    
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
    
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
   
   a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global;
   
   b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
   
   c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras;
   
   d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y
   
   e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
    
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
    
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

 

ART. 126.— Registro de los libros Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

 

En el caso de los libros de los establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.

 

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.

 

Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:

1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o
2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente.

 

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

 

Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción.

 

ART. 127.— Lugar donde deben exhibirse los libros Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente económico.

 

ART. 128.— Forma de llevar los libros Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

 

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

 

En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

 

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

 

En los libros está prohibido:

 

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
    
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
    
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
    
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
    
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

 

PAR.—Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.

 

ART. 129.— Inventario de mercancías El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:

 

1. Clase y denominación de los artículos.
2. Fecha de la operación que se registre.
3. Número del comprobante que respalda la operación asentada.
4. Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.
5. Existencia en valores y unidad de medida.
6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.
7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.

 

En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulte el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos.

 

Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total.

 

Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.

 

Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.

 

PAR.—Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos señalados en los numerales 5º, 6º y 7º de este artículo.

 

ART. 130.— Libro de accionistas y similares Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.

 

Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.

 

ART. 131.— Libros de actas Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.

 

Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.

 

ART. 132.— Corrección de errores. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

 

La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

 

ART. 133.— Exhibición de libros Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que éste hubiere designado expresamente para el efecto.

 

Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relación con las operaciones del establecimiento.

 

Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria.

 

Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren en las oficinas o establecimientos del ente económico, éste puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario señale.

 

En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:

 

1. Lo que se pretende probar.
2. La fecha aproximada de la operación.
3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas las operaciones.

 

En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del asiento que se examine.

 

La exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el artículo 64 del Código de Comercio también procederá en el caso de la liquidación de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cónyuges tengan la calidad de comerciante.

 

ART. 134.— Conservación y destrucción de los libros Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

 

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

 

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la cámara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.

 

ART. 135.— Pérdida y reconstrucción de los libros El ente económico debe denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

 

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

 

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

 

Se pueden remplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

 

Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de contabilidad o comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 Código de Comercio).

 

Los libros mas importantes que se deben registrar en la cámara de comercio son:

 

De contabilidad: diario y mayor y balances.

 

De actas de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993).

 

De registro de acciones (Artículos 195 y 406 Código de Comercio).

 

De registro de socios en sociedades limitadas (Artículo 361 Código de Comercio).

 

De Accionistas, (Artículo 130 Decreto 2649/93).

 

Requisitos para su registro:

 

Para registrar un libro por primera vez

 

Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique:

 

El nombre del libro.

 

Indicación de que su registro es por primer vez.

 

Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final).

 

Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado.

 

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

 

Cancelar en las cajas de la entidad los derechos de inscripción correspondientes.

 

Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores se requiere:

 

Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique:

 

El nombre del libro.

 

Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final).

 

Acreditar que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro o del certificado del revisor fiscal o contador público en el cual conste su número de tarjeta profesional.

 

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

 

Cancelar en caja los derechos de inscripción correspondientes.

 

Importante:

 

Los libros sólo pueden registrarse en blanco y previamente numerados.

 

Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción del anterior, debe aportarse copia auténtica de la respectiva denuncia.

 

“Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados transcurridos cuatro (4) meses desde su inscripción” (Artículo 126 Decreto Reglamentario 2649/93).

 

Contabilidad de las Personas Naturales

 

Las personas naturales deben o pueden llevar contabilidad, y en caso de hacerlo, deben cumplir con las normas que la regulan.

 

Una persona natural debe llevar contabilidad por obligación legal, para el caso de aquellas que son comerciantes. Para las personas que no son comerciantes, no les asiste la obligación de llevar contabilidad, pero pueden llevarla si así lo desean.

 

En cualquier caso, la contabilidad de las personas naturales debe incorporar todos los bienes, derechos y obligaciones de la persona.

 

En el caso de una persona natural que tiene actividades mixtas, es decir que desarrolla alguna actividad comercial y otras que no, debe incluir todas las actividades en la contabilidad, puesto que no es dable el fraccionamiento de las actividades económicas de una persona.

 

La contabilidad de una persona natural se lleva de la misma forma que cualquier otra contabilidad. Lo único que cambia es la cuenta correspondiente al capital social, puesto que para las personas naturales se utiliza la cuenta 3130.

 

Se debe tener en cuenta que para el caso de las personas naturales no existe la obligación de crear reservas y demás obligaciones propias de las sociedades comerciales.

 

El tratamiento contable de los activos, pasivos, ingresos y gastos es igual que en una empresa comercial teniendo en cuenta claro está el tipo de actividad desarrollada.

 

Las personas naturales comerciantes deben registrar sus libros de contabilidad en la cámara de comercio de su ciudad. Las personas naturales que no sean comerciantes no deberán registrar sus libros, razón por la cual la contabilidad no les servirá como elemento de prueba a estas personas.

 

Respecto de las personas naturales que no están obligados a llevar contabilidad, éstas por no tener registrado libro alguno en la cámara de comercio, no podrán solicitar que un contador firme sus estados financieros, toda vez que el contador solo puede firmar con base a información extraída de libros oficiales, es decir que estén registrados en la cámara de comercio. En consecuencia, no es correcto que un banco o cualquier otra entidad le exijan a una persona natural no comerciante la presentación de estados financieros firmados por contador público.

 

Independientemente de si se está o no obligado a llevar contabilidad, es importante llevarla como una medida de control y apoyo en la toma de decisiones, en cuanto  la contabilidad ofrece información real sobre la realidad financiera del la persona.

 

Registro de libros en la DIAN

 

Por regla general, son las cámaras de comercio los entes encargados de registrar los libros de contabilidad de comerciantes y contribuyentes, pero la legislación fiscal contempla también que algunos contribuyentes deban registrar los libros de contabilidad en la Dian.

 

Esta situación particular se debe a que las cámaras de comercio sólo registran los libros de contabilidad a los comerciantes, a quienes por ley deben llevar contabilidad, luego, quien no esté obligado a llevar contabilidad no le serán registrado sus libros en la cámara de comercio, y mientras sus libros no estén registrados en una entidad competente para ello, carecen de toda validez como prueba.

 

Para solucionar esta situación, la ley tributaria ha contemplado que los libros de contabilidad, de ser el caso, se deben registrar en la Dian, claro, únicamente para efectos tributarios.

 

Así lo manifiestan los artículos 87 y 774 del estatuto tributario.

 

Algunas normas se han encargado de contemplar de forma explícita las personas o entidades que deben registrar sus libros de contabilidad en la Dian.

 

Bien, el decreto 2500 de 1986, en su artículo 02 expresa que:

 

A partir del 1º de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, juntas de acción comunal, juntas de defensa civil, y las entidades previstas en el artículo 5º del presente decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la administración de impuestos nacionales que corresponda a su domicilio.

 

La contabilidad deberá sujetarse, incluido el régimen sancionatorio, a lo dispuesto en el título IV del Código de Comercio y el capítulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrán el carácter de obligatorios los libros mayor y balances y diario, o en defecto de estos dos, el libro de cuentas y razón.

 

A su vez, el artículo 45 del decreto 2150 de 1995 dice:

 

Excepciones. Lo dispuesto en este capítulo no se aplicará para las instituciones de educación superior; las instituciones de educación formal y no formal a que se refiere la Ley 115 de 1994; las personas jurídicas que prestan servicios de vigilancia privada; las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones, confederaciones, asociaciones de ministros; las reguladas por la Ley 100 de 1993 de seguridad social, los sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadodores; partidos y movimientos políticos; cámaras de comercio, a las organizaciones comunitarias de primero, segundo, tercero y cuarto grados y las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley expresamente regula en forma específica su creación y funcionamiento, todas las cuales se regirán por sus normas especiales.

 

De otra parte, el decreto 427 de 1996, en su artículo 2 señala cuáles entidades deben registras sus libros de contabilidad en la cámara de comercio:

 

Conforme a lo dispuesto por los artículos 40 a 45 y 143 a 148 del Decreto 2150 de 1995 se registrarán en las Cámaras de Comercio las siguientes personas jurídicas sin ánimo de lucro:

1. Juntas de Acción Comunal.
2. Entidades de naturaleza cooperativa.
3. Fondos de empleados.
4. Asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración.
5. Instituciones auxiliares del cooperativismo.
6. Entidades ambientalistas.
7. Entidades científicas, tecnológicas, culturales, e investigativas.
8. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a los consagrados en el numeral 5 del artículo siguiente.
9. Derogado por el Decreto Nacional 1422 de 1996 Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar.
10. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales.
11. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.
12. Gremiales.
13. De beneficencia.
14. Profesionales.
15. Juveniles.
16. Sociales.
17. De planes y programas de vivienda.
18. Democráticas, participativas, cívicas y comunitarias.
19. Promotoras de bienestar social.
20. De egresados.
21. De rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, excepto las del numeral 1 del artículo siguiente.
22. Asociaciones de padres de familia de cualquier grado. Ver Decreto Nacional 1625 de 1972; Artículo 30 y ss Decreto Nacional 1860 de 1994
23. Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción.

 

Luego, el artículo 3 del mismo decreto señala de forma expresa cuáles son las entidades que no se deben registrar en la cámara de comercio:

 

Excepciones. Se exceptúan de este registro, además de las personas jurídicas contempladas en el artículo 45 del Decreto 2150 de 1995, las siguientes:

1. Entidades privadas del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993.
2. Las asociaciones de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos de que trata la Ley 44 de 1993.
3. Las personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia.
4. Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos regulados por el Decreto 3130 de 1968 y demás disposiciones pertinentes.
5. Las propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal, reguladas por las Leyes 182 de 1948 y 16 de 1985.
6. Cajas de compensación familiar reguladas por la Ley 21 de 1982.
7. Cabildos indígenas regulados por la Ley 89 de 1890.
8. Entidades que conforman el Sistema Nacional del Deporte de los niveles nacional, departamental y municipal regulados por la Ley 181 de 1995 y Decreto- Ley 1228 de 1995.
9. Organizaciones gremiales de pensionados de que trata la Ley 43 de 1984.
10. Las casas- cárcel de que trata la Ley 65 de 1993.

 

Las entidades sobre las que la ley ha dicho que no se deben registrar en la cámara de comercio, tendrán que registrar sus libros en la Administración de impuestos.

 

La información registrada en este Formulario Anexo, tiene como finalidad complementar la información captada en las Carátulas empresariales diligenciadas en Cámara de Comercio para que de esta forma el municipio de Cúcuta a través de la oficina de Industria y Comercio reciba e ingrese dicha información a su base de datos.

 

Esta información no se encuentra en los formularios de Matrícula Mercantil y es requerida para legalizar el ejercicio de su actividad entre las distintas dependencias municipales.

 

Este formato debe ser diligenciado por todos los comerciantes que se inscriban en el registro mercantil o en el registro de entidades sin animo de lucro cuando estas posean establecimiento de comercio, sin importar su naturaleza jurídica.