Señor empresario
La Cámara de Comercio de Cúcuta invita a las personas jurídica a cumplir con la obligación del registro de libros.
El registro de los libros está regulado por el Código de Comercio artículos 48 y 74, Decreto 2649 de 1993 y Estatuto Tributario.
Los LIBROS que se registran por disposición del artículo 175 del Decreto Ley 019 de 2012, son:
- Libro de Actas de Asamblea y Junta de Socios
- Libro de registro de accionistas para sociedades por acciones
- Libro de registro de socios para sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas
IMPORTANCIA DE REGISTRAR LOS LIBROS DE COMERCIO
El Decreto Ley 019 de 2012 estableció que las sociedades comerciales deben registrar los libros de actas de asambleas de accionistas o juntas de socios, al tiempo que a las entidades sin ánimo de lucro les corresponde solicitar el registro del Libro de Asociados y del libro de actas donde se asientan las decisiones sociales.
Nota: Este trámite se realiza en la Cámara de Comercio en la cual se encuentre matriculada la sociedad o la ESAL, es decir, la de la jurisdicción correspondiente donde está su domicilio principal.
Los libros corresponden al conjunto de hojas destinado por las personas jurídicas para almacenar la información relacionada con decisiones sociales, cambio relativos a los socios o asociados, la operación, la administración, o el desarrollo de las actividades que realizan. El registro puede solicitarse en cualquier tiempo, siempre que la sociedad o la entidad sin ánimo de lucro se encuentre registrada o inscrita en la Cámara de Comercio. No obstante, lo anterior, si se trata de la inscripción de libros electrónicos, esta debe efectuarse anualmente, según corresponda.
El Código de Comercio y el Decreto 019 de 2012 establecieron que los libros que deben inscribirse en las Cámaras de Comercio son:
- Para las Sociedades Comerciales: libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y/o juntas de socios.
- Para las entidades sin Ánimo de Lucro (ESALES): los libros de asociados, fundadores, cooperados, actas del máximo órgano social, fundadores, asociados y demás respecto de los cuales la ley establezca esta formalidad
Los libros se deben presentar en blanco, únicamente con su nombre y la numeración consecutiva y si se quiere puede incluirse el nombre de la sociedad o ESAL. Si se trata de formas continuas u hojas removibles, las pastas o guarda que las contienen deben presentarse debidamente rotuladas, indicando el nombre del libro y de la sociedad o ESAL propietaria Registrar los libros permite llevar el registro de legal de los accionistas, las acciones, los socios o asociados. Igualmente, es necesario para formalizar el asiento de las decisiones sociales de las personas jurídicas. Adicionalmente, representan la fuente de información legal, para realizar el reporte al Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB, ante la DIAN.
El RUB es el registro mediante el cual las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similares, deben suministrar la información de sus beneficiarios finales a la DIAN. Para realizar ese reporte es indispensable tener organizada la información relativa a los beneficiarios finales en el libro de actas, de socios, accionistas asociados y de los contratos, según corresponda.
En ese mismo sentido, es importante el registro y organización de la información en los folios de los libros, para la expedición de certificaciones de composición accionaria o asociativa con fines comerciales y de cumplimiento de las obligaciones que tienen los administradores frente a las autoridades de inspección, control y vigilancia de las sociedades y ESALES.
IMPORTANTE:
La Cámara de Comercio de Cúcuta, tiene el servicio de venta de empastes y hojas impresas, diligenciando el formato de registro de libros
